Zásady ochrany osobních údajů Lobkowicz Events Management, s.r.o.

1. Úvod

Lobkowicz Events Management, s.r.o., IČO: 26747367, společnost se sídlem Nelahozeves, zámek Nelahozeves 1, okres Mělník, PSČ 277 51, Česká republika, korespondenční adresa: Lobkowicz Events Management, s.r.o., Lobkowiczký palác, Jiřská 3, PSČ 119 00, Praha 1, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 91183 („Společnost“ nebo „my“) je správcem osobních údajů při činnostech zpracování popsaných v těchto zásadách.

Ochranu osobních údajů upravuje zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů („Zákon“), a obecné nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679), ve znění pozdějších předpisů („GDPR“). Osobní údaje spravujeme a zpracováváme v souladu s nařízením GDPR, Zákonem a dalšími příslušnými právními předpisy.

V případě dotazů nebo žádostí ohledně zpracování osobních údajů a uplatnění práv podle článku 5 se na nás můžete obrátit na e-mailové adrese: data@lobkowicz.cz. Pokud preferujete komunikaci osobně nebo v listinné podobě, můžete se na nás obrátit osobně nebo poštou na výše uvedené korespondenční adrese.

Níže najdete stručné informace o:

• osobních údajích, které zpracováváme, podle kategorií: E-shop, Společenské, kulturní, vzdělávací a podobné akce, Obchodní partneři, Newsletter, Obrana nebo vymáhání právních nároků,
• účelech, pro které osobní údaje zpracováváme, a souvisejících právních základech,
• osobách, které mají k osobním údajům přístup, a
• právech a zárukách, které subjektům údajů zajišťuje zejména nařízení GDPR.

Tyto zásady jsou Vám standardně poskytnuty při získávání osobních údajů nebo komunikaci s Vámi a jsou veřejně přístupné na webové stránce https://www.lobkowicz.cz. Bližší nebo podrobnější informace o zpracování osobních údajů pro konkrétní účely mohou obsahovat dokumenty určené pro tyto účely, v takovém případě mají přednost informace uvedené v těchto dokumentech a tato obecná informace je pouze doplňuje.

2. Rozsah zpracovávaných osobních údajů, účely a právní základy

Údaje, které o Vás zpracováváme, závisí na tom, jaké naše produkty a služby používáte. Osobní údaje standardně získáváme přímo od Vás. V některých případech nám Vaše údaje pro příslušné oprávněné účely předá třetí osoba, například Váš rodinný příslušník, zaměstnavatel nebo obchodní partner.

Osobní údaje zpracováváme v listinné a elektronické podobě.

Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, avšak bez jejich poskytnutí standardně nebude možné využití našich produktů a služeb nebo vzájemná komunikace.

2.1 E-shop

Pokud nakupujete v našem e-shopu dostupném na adrese: https://eshop.lobkowicz.cz/cs, zpracováváme Vaše identifikační, kontaktní, fakturační a doručovací údaje (jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa, IČO, DIČ, způsob platby) pro účely zpracování a vyřízení Vaší objednávky a případných reklamací a pro účely daňové a účetní evidence.

Právním základem tohoto zpracování je:

• plnění kupní smlouvy, kterou s námi uzavíráte,
• plnění právních povinností v oblasti daní a účetnictví, které se na nás vztahují.
• Osobní údaje uchováváme po dobu:
• trvání smlouvy a čtyři roky po zániku závazku ze smlouvy,
• stanovenou příslušnými právními předpisy v rozsahu nezbytném pro plnění stanovených povinností.

2.2 Společenské, kulturní, vzdělávací a podobné akce

Pokud se účastníte jako návštěvník našich společenských, kulturních, vzdělávacích a podobných akcí, zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo), fakturační a platební údaje (platíte-lit za účast na akci), pozici a společnost, kterou zastupujete (pokud se účastníte jako zástupce společnosti) pro účely organizace akce, evidence účastníků a komunikace s účastníky akce.

Právním základem tohoto zpracování je náš oprávněný zájem, kterým je správná organizace a administrativa našich akcí. Pokud je účast na akci placená, základem zpracování nezbytných údajů je také plnění smlouvy a plnění zákonných povinností v oblasti daní a účetnictví, které se na nás vztahují.

Osobní údaje uchováváme po dobu:

• trvání akce a šesti měsíců po jejím skončení,
• stanovenou příslušnými právními předpisy v rozsahu nezbytném pro plnění stanovených povinností v oblasti daní a účetnictví v případě placených akcí.

Na společenských, kulturních nebo podobných akcích Společnosti můžeme pořizovat zvukové a obrazové záznamy nebo fotografie, které necílí na portréty konkrétních osob, a které můžeme zveřejnit v přiměřeném rozsahu na našich webových stránkách (https://www.lobkowicz.cz) a sociálních sítích. Pokud se budete v konkrétním případě cítit dotčen/a ve svých právech, obraťte se na nás prostřednictvím e-mailu na adrese: data@lobkowicz.cz nebo info@lobkowicz.cz, případně osobně nebo v listinné podobě na výše uvedené korespondenční adrese. Vaši námitku vyřešíme (například smazáním zveřejněných fotografií) a budeme Vás o řešení informovat.

2.3 Obchodní partneři

Pokud jste našim obchodním (smluvním) partnerem, zpracováváme Vaše identifikační, kontaktní, fakturační a doručovací údaje (jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa, IČO, DIČ, platební údaje) pro účely uzavření a správy našeho smluvního vztahu a pro účely daňové a účetní evidence.

• Právním základem tohoto zpracování je:
• plnění smlouvy, kterou s námi uzavíráte,

plnění právních povinností v oblasti daní a účetnictví, které se na nás vztahují.

• Osobní údaje uchováváme po dobu:
• trvání smlouvy a čtyři roky po zániku závazku ze smlouvy, stanovenou příslušnými právními předpisy v rozsahu nezbytném pro plnění stanovených povinností.

Pokud jste zástupcem nebo kontaktní osobou našeho obchodního partnera pro účely smlouvy, zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje pro účely správy smluvního vztahu s právnickou osobou, kterou zastupujete.

Právním základem tohoto zpracování je oprávněný zájem náš i obchodního partnera, kterého zastupujete, kterým je fungování obchodní činnosti a plnění smluv.

Osobní údaje uchováváme po dobu trvání smlouvy a čtyři roky po zániku závazku ze smlouvy. Používáme je však pouze po dobu, po kterou jste uveden/a jako zástupce nebo kontaktní osoba pro účely konkrétní smlouvy.

Pokud jste potenciálním obchodním partnerem a Vaše kontaktní údaje jsme oprávněně získali zejména z internetových stránek Vaší společnosti, můžeme Vás kontaktovat pro účely nabídky našich služeb a navázání spolupráce.

Právním základem tohoto zpracování je náš oprávněný zájem, kterým je rozvoj obchodní činnosti Společnosti.

Osobní údaje zpracováváme po dobu pěti let od jejich získání, nebo dokud neuplatníte námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu (podle toho, která skutečnost nastane dříve).

2.4 Newsletter

Pokud máte zájem o náš newsletter a udělíte nám souhlas k zasílání obchodních sdělení, budeme používat pro tyto účely Vaše jméno, příjmení a e-mailovou adresu, a budeme Vám posílat naše obchodní sdělení, publikace, pozvánky na naše promo akce, informační brožury a s tím spojené další informace, o nichž se domníváme, že by pro Vás mohly být užitečné nebo zajímavé.

Naše newslettery House of Lobkowicz obsahují zajímavé informace o činnosti a akcích i dalších společností, které patří pod House of Lobkowicz (Lobkowicz Collections, o.p.s., Lobkowiczké zámecké vinařství Roudnice nad Labem, s.r.o.).

Udělení souhlasu pro zasílání obchodních sdělení (newsletteru) je zcela dobrovolné a není podmínkou poskytování našich služeb. Souhlas nám můžete udělit zejména při vyplňování registračního, kontaktního nebo objednávkového formuláře, poskytnutím vizitky (např. v místě k tomu určeném na společenské akci Společnosti) nebo jiným jednoznačným projevem vůle, kterým dáte své svolení ke zpracování svých osobních údajů.

Vaše osobní údaje budeme pro účely zasílání newsletteru zpracovávat, dokud se z odběru newsletteru nedohlásíte. Odvoláním souhlasu (odhlášením z odběru newsletteru) není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

V některých případech můžeme zákazníkům zasílat newsletter ohledně podobných výrobků či služeb, pokud tuto možnost původně neodmítli.

Odhlásit se z odběru newsletteru můžete kdykoli bezplatně pomocí odkazu v každém jednotlivém e-mailu s newsletterem nebo e-mailem na adrese: data@lobkowicz.cz.

Po odhlášení z odběru newsletteru budeme zpracovávat Vaše jméno, příjmení, e-mailovou adresu a základní údaje o tom, proč jsme Vám newslettery posílali, v seznamu odhlášených osob po dobu čtyř let, abychom zabránili opětovnému zaslání newsletteru. Právním základem tohoto zpracování je plnění zákonné povinnosti, která nám ukládá, abychom neposílali obchodní sdělení adresátům bez jejich souhlasu.

V souvislosti se zasíláním newsletteru ukládají služby zasílající e-maily také informaci o tom, zda jste e-mail otevřeli, kdy se tak stalo, zda a jak jste na e-mail reagovali, IP adresu, přibližnou geolokaci a verzi operačního systému. Tyto informace používáme pro účely měření výkonnosti našich kampaní a naší IT bezpečnosti na základě oprávněného zájmu. Pokud si nepřejete takovéto zpracování údajů, můžete se odhlásit z odběru newsletteru.

E-maily s newslettery posíláme sami nebo pro rozesílku používáme třetí strany – zpracovatele osobních údajů.

2.5 Obrana nebo vymáhání právních nároků

Omezené údaje o uzavřené smlouvě nebo jiném vztahu s Vámi si ponecháme pro účely ochrany našich práv v řízení před soudem nebo jiným příslušným úřadem.

Právním základem tohoto zpracování je náš oprávněný zájem, kterým je možnost ochrany a vymožení našich práv.

Osobní údaje uchováváme po dobu maximálně čtyř let po zániku závazku ze smlouvy nebo ukončení jiného našeho vztahu a v případě, že bude zahájeno řízení, po dobu takového řízení až do jeho konečného vypořádání.

3 Zpřístupnění osobních údajů, zpracovatelé a další příjemci

3.1 K osobním údajům mají přístup naši manažeři, zaměstnanci a smluvní partneři (zpracovatelé), kteří je potřebují za účelem plnění zákonných povinností a poskytování služeb anebo výkonu obchodní činnosti. „Smluvní partner“ je subjekt, který se na základě obchodního ujednání se Společností účastní poskytování služeb poskytovaných jejím klientům, a dále subjekt, který poskytuje služby Společnosti nebo její skupině a je jim nápomocen při plnění jejich smluvních závazků a zákonných povinností (např. daňoví poradci, účetní, poskytovatelé služeb IT, servisní organizace a ostatní subjekty z House of Lobkowicz).

3.2 Za účelem ochrany osobních údajů a zabránění jejich sdělení třetí straně a přístupu neoprávněných osob k nim jsme zavedli organizační, administrativní, technická a fyzická opatření, např. používání uživatelských jmen a hesel za účelem ochrany osobních údajů uložených v elektronických formulářích a ukládání datových nosičů do uzamykatelných skříní, do nichž mají přístup pouze oprávněné osoby.

3.3 Na základě platných právních předpisů nebo příslušné žádosti musíme v některých případech údaje poskytnout i orgánům veřejné správy.

3.4 Předání osobních údajů do třetích zemí (mimo EU) může probíhat pouze v souladu s GDPR a na základě odpovídajících záruk (např. s použitím standardních smluvních doložek). Bližší informace o předávání osobních údajů mimo EU můžete získat e-mailem na adrese: data@lobkowicz.cz.

4 Cookies a služby webové analytiky

4.1 Při návštěvě našich webových stránek (https://www.lobkowicz.cz, https://eshop.lobkowicz.cz/cs) používáme cookies.

4.2 Bližší informace o využívání cookies a podobných technologií jsou dostupné v našich zásadách používání souborů cookie na webové stránce: https://www.lobkowicz.cz/cookies

5 Práva subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů

5.1 V souvislosti se zpracováním osobních údajů můžete uplatnit následující práva vyplývající z GDPR, a to zejména e-mailem na adrese: data@lobkowicz.cz: 

• požádat o přístup k osobním údajům; to znamená, že jste oprávněn požádat o informaci, zda zpracováváme Vaše osobní údaje a pokud ano, máte právo na přístup k údajům a získat kopii zpracovávaných osobních údajů. Existují však výjimky a právem získat kopii údajů nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob;
• požádat o opravu osobních údajů, pokud je považujete za nepřesné nebo neúplné;
• požádat, za určitých okolností, o výmaz osobních údajů z naší databáze (např. pokud osobní údaje již nejsou nezbytné pro uvedené účely či pokud byly zpracovávány protiprávně). Nemůžeme však vymazat osobní údaje, které jsme ze zákona povinni uchovávat;
• odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním;
• požádat o omezení zpracování osobních údajů, což znamená, že můžete omezit způsob, jakým osobní údaje používáme, máte-li obavy o jejich přesnost nebo o způsob, jakým jsou používány. Některé údaje však za jistých okolností smíme používat i nadále (např. osobní údaje nezbytné pro účely určení, výkon nebo obhajobu právních nároků);
• právo na přenositelnost údajů za podmínek podle čl. 20 GDPR, tj. právo získat osobní údaje, jež jste nám poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci;
• vznést námitky proti zpracování osobních údajů, pokud s Vašimi osobními údaji pracujeme na základě našeho oprávněnému zájmu; v takovém případě přestaneme používat osobní údaje pro daný účel, pokud k tomu nemáme zásadní oprávněné důvody. Vždy máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů pro účely přímého marketingu a my takové zpracování osobních údajů ukončíme
• právo podat stížnost ohledně zpracování osobních údajů u dozorového úřadu a právo na soudní ochranu; v České republice je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, PSČ 170 00, Praha 7, webové stránky: https://www.uoou.cz.

5.2 Pokud obdržíme výše uvedenou žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.

5.3 Informace o tom, že jste u nás uplatnili svoje práva a jak jsme Vaši žádost vyřídili, si po přiměřenou dobu (obvykle po dobu tří let) uložíme za účelem dokladování této skutečnosti, pro statistické účely, zlepšování našich služeb a ochrany našich práv, a to na základě našeho oprávněného zájmu.

5.4 Poskytnuté údaje a informace považujeme za důvěrné a nakládáme s nimi v souladu s příslušnými právními předpisy a smluvními ujednáními. S osobními údaji neobchodujeme.

Datum poslední aktualizace: 8. dubna 2022